Pályázz profin!

Érdekel, hogy milyen pályázati lehetőségeid vannak? Úgy érzed, elveszel a sok ajánlat között és mégsem vagy biztos benne, hogy belevághatsz-e? Vállalkozást indítanál, bővítenél, fejlesztenél? Tudni szeretnéd, hogy milyen lehetőségei vannak egy nonprofit szervezetnek? Ha pályázati segítségre van szükséged, itt jó helyen jársz!

Pénzügyeid tervezése – Mi kell a jó költségvetéshez?

Te is úgy kezded az évet, hogy átgondolod, mit is szeretnél az idén megvalósítani, mit szeretnél tavalyhoz képest másképp, jobban, hatékonyabban csinálni?

Év elején általában leülök és próbálom megtervezni az előttem álló évet. Felírom, mik azok a feladatok (itt most nem a napi rutin feladatokra és elintéznivalókra gondolok), melyeket meg szeretnék oldani, el szeretnék végezni, mik azok a célok, tervek, amiket meg szeretnék valósítani.

Ehhez társul az, hogy megtervezem az adott év pénzügyeit is. Számba veszem a várható kiadásokat, a tervezett bevételeket, elgondolkozom azon, milyen egyéb forrásokat találhatok, milyen eszközökkel tudnom jelenlegi bevételeimet tovább növelni.

Amikor pályázatot készítünk, minden esetben össze kell állítanunk az adott projekt költségvetését is.

A költségvetés két részből tevődik össze: a bevételekből és a kiadásokból.

A bevételeket képezik saját pénzügyi eszközeink (ezek lehetnek: saját készpénz, lekötött betét, lejáró értékpapír, a megvalósítás során biztosított térítésmentes hozzájárulás /azaz például a megvalósításhoz térítésmentesen igénybe vett szolgáltatások értéke/) , egyéb támogatások államháztartáson kívülről vagy államháztartási forrásból, valamint az adott pályázaton igényelt támogatás.

A kiadások között pedig szerepelnek valószínűleg a projekthez közvetlenül és közvetetten kapcsolódó kiadások, melyek között vannak a támogatás terhére elszámolható és nem elszámolható tételek.

Mire kell figyelnünk költségvetés készítésekor? Az alábbiakban egy rövid gyűjteményt olvashatsz, mely a legfontosabbakat tartalmazza, melyre költségvetés tervezéskor mindenképp figyelned kell!

  1. A bevételek és kiadások oldal főösszegének meg kell egyeznie! (Azaz nem lehetnek magasabbak sem a kiadásaid, sem a bevételeid.)
  2. A költségvetés nem tartalmazhat számszaki hibát, azaz minden részösszeget helyesen kell kiszámolnod. (Ennek legegyszerűbb módja, ha a költségvetést Excell táblában készíted el, és az összeadásokat függvények segítségével végezteted.)
  3. A saját források közé csak olyan pénzeszközöket számolhatsz, melyeket a pályázati kiírás megenged. (Ahol csak a készpénz tekinthető önrésznek, ott nem számolhatod hozzá a térítésmentes hozzájárulások összegét!)
  4. Ügyelj arra, hogy a meghatározott önrész összege elérje a pályázatban előírt minimális önrész mértékét! (Ha a kiírásban 20% önrészt kérnek, akkor ügyelj arra, hogy az önrészed ne legyen ennél kevesebb!)
  5. Figyelj oda, hogy a tervezett kiadási tételeket a megfelelő helyen szerepeltesd! (A bérleti díjakat ne sorold például az anyagi ráfordítások közé, annak a helye az igénybe vett szolgáltatások között van!)
  6. A támogatásból fedezni kívánt kiadások között csak olyan tételeket szerepeltess, melyek a pályázati kiírás keretben elszámolhatóak. (Amennyiben a kiírás csupán eszközbeszerzést tesz lehetővé, akkor például szállítási költségre, vagy bérköltségre ne kérj támogatást!)
  7. Az elszámolható költségek közül először azokat vedd számba, amelyeket más forrásból semmiképp nem tudsz fedezni, vagy kifejezetten ebből a pályázati keretből kívánsz megvalósítani, és amennyiben a felajánlott keret ezt lehetővé teszi, felvehetsz a listára más kiadásokat is. (Ha több eszköz beszerzését tervezed, kezdd a listát a legszükségesebbel.)
  8. A projekthez csak közvetetten kapcsolódó kiadásoknak csupán azon részét számolhatod el a pályázat terhére, amely projekt megvalósítását érinti, a fennmaradó részt csupán saját erőből fedezheted.
  9. Ügyelj arra, hogy a tervezett költségek reálisak, a mindenkori piaci áraknak megfelelőek legyenek! (Ha például számítógépet és nyomtatót szeretnél beszerezni, kérj árajánlatot legalább 3-4 helyről, számíts egy átlagárat, majd azzal tervezz a költségvetésben. Vagy ha lehetőséged van a költségvetéshez árajánlatot is mellékelni, esetleg ez kötelező, akkor válaszd ki, hogy kitől szeretnéd az adott eszközt vagy szolgáltatást megvásárol, számolj az ő összegeivel és csatold a kapott árajánlatot a pályázati dokumentációhoz!
  10. Mindenképpen fontold meg jól a kiadások tervezését, és azt is, hogy mekkora önrészt vállalsz be, mert a legtöbb pályázat esetében a támogatás elnyerése esetén nem csupán az elnyert összeggel kell elszámolnod, hanem a pályázati dokumentációban benyújtott költségvetés alapján a teljes összeggel, azaz a saját forrásként megjelölt összeggel is.
    Figyelj oda arra is, hogy az elszámoláskor csupán a költségvetésben tervezett összegeket számolhatod el, azaz, ha valamely tétel esetében jóval magasabb összeget költöttél, akkor is csak a tervezett összeg mértékéig van lehetőséged az elszámolásra.
    Azt azonban fontos tudnod, hogy nyertes pályázat esetén, amennyiben a kért összegnél kevesebb támogatást ítéltek meg, a szerződéskötést megelőzően lehetőséged van kérelmezned a költségvetés módosítását, melyben már a csökkentet támogatási összeggel kell számolnod.
    Ilyenkor az elszámolás alapját a támogató szerv által elfogadott, módosított költségvetés képezi, és az abban szereplő összegeket kell számlával igazolnod.
    Emellett léteznek olyan kiírások, melyek teret adnak némi rugalmasságnak, és a főösszegeken belül lehetőséget adnak a kiadások bizonyos százalékig történő átcsoportosítására.
    Ezeket a lehetőségek a pályázati kiírások vagy útmutatók minden esetben tartalmazzák. Igaz ugyan, hogy mindez megkönnyíti az elszámolást, a költségvetés tervezéskor azonban ne a módosításra számítsunk, hanem igyekezzünk a minél alaposabb, áttekintőbb, reálisabb tervezésre, mert a bírálók pontozáskor nem arra gondolnak, hogy “mindegy milyen a költségvetés, majd úgyis módosítják…”.

    +1 pont: A jól megtervezett költségvetés a mi érdekünk is. Ha nem sajnáljuk az időt és fáradságot a tervezéskor rászánni, a megvalósítás során kevesebb buktatóval kell szembe néznünk.

Még egy fontos dolgot hadd tegyek hozzá a fentiekhez: Nem elég a költségvetést jól megtervezni, de a későbbiekben ragaszkodnunk is kell annak betartásához!

Hogy ezt miért mondom? Építkeztél már, vagy hallottál történeteket építkezőktől? Ugye mindenki azt mondja, hogy készítsd el a költségvetést, adj hozzá még 20-30%-ot, és még akkor sem biztos, hogy bele fogsz férni… Ugye hallottad már ezt a jó tanácsot?

Mi tavaly építkeztünk, még a tervezés során elkészítettük a költségvetés tervet is, majd a teljes építési folyamat alatt igyekeztünk az abban foglalt összegekhez ragaszkodni, azaz addig mentünk az árak után, addig kerestünk, és nem egyszer alkudoztunk, míg a tervezett áron be nem szereztük az adott tételt (természetesen volt, hogy itt-ott kicsit túlléptük a tervezett kereset, mert azért volt áremelkedés, forint gyengülés, stb…, máshol viszont tudtunk spórolni), és mi lett a végeredmény? A tervezett összeget nem léptük túl egyetlen forinttal sem, sőt!

Bárki, akinek ezt elmeséltük azt mondta: ez csoda! Igen, sok olyan élményünk volt, amire én is azt mondom, hogy valóban csoda, és isteni kegyelem, ami nélkül egész biztosan nem ment volna, de úgy gondolom, hozzátettük a magunk részét is azáltal, hogy következetesek voltunk, és alaposak.

Pénzügyileg és életed egyéb területein is sikeres évet és nyertes pályázatokat kívánok!

Tetszett, másokat is érdekelhet? Oszd meg!

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*