Pályázz profin!

Érdekel, hogy milyen pályázati lehetőségeid vannak? Úgy érzed, elveszel a sok ajánlat között és mégsem vagy biztos benne, hogy belevághatsz-e? Vállalkozást indítanál, bővítenél, fejlesztenél? Tudni szeretnéd, hogy milyen lehetőségei vannak egy nonprofit szervezetnek? Ha pályázati segítségre van szükséged, itt jó helyen jársz!

Csak ezek a számok ne lennének!

Amikor pályázatot írsz, nem kerülheted ki a pályázat költségvetésének összeállítását. Mai cikkemben ehhez nyújtok segítséget.

Eddigi pályázatírással és oktatással töltött éveim tapasztalatai, hogy legtöbben ettől félnek a legjobban egy pályázat megírása során, és a legtöbben pont ezt rontják el.

A költségvetés megfelelő elkészítése azonban kiemelten fontos nem csupán a pályázat elkészítése érdekében. A rosszul vagy nem elég átgondoltan összeállított költségvetés az egész projekt megvalósítását veszélyeztetheti.

Ha megnézed a pályázatírással foglalkozó honlapokat, azok többségén fel is hívják a figyelmed arra, hogy nagyon fontos a költségvetésed megtervezése, adnak néhány általános irányelvet, de ha elolvasod azokat a leírásokat, még mindig maradhat benned bizonytalanság, kétely:  “Meg tudom én ezt csinálni?”

Miért ne tudnád?

Ha rendszeresen olvasod a blogom, akkor észrevehetted, hogy igyekszem mindig érthetően, egyszerűen összefoglalni Neked, mindazt, amit az adott témában tudnod szükséges és érdemes.

Most sem teszek másként. A célom nem az, hogy bonyolult mondatokkal, idegen szavakkal dobálózva elkápráztassalak, hanem az, hogy segítsek Neked a pályázat költségvetésének megfelelő összeállításában.

Lássunk is hozzá!

Ha olvastad korábbi bejegyzéseimet, akkor tudod, hogy  milyen lépéseket szükséges megtenned, mielőtt belefoghatnál a pályázat megírásába.
Először is szükséged van egy jó projektre. Ha ez megvan, akkor keresned kell egy Neked megfelelő pályázati kiírást. Ha ez is megvan, ismerned kell a pályázati felhívás és pályázati útmutató tartalmát. Ezek után nekiállhatsz a pályázatod összeállításának.

A költségvetés összeállítását akkor érdemes megtenned, amikor már teljes mértékben tiszta előtted a projekt minden részlete, azaz tudod, hogy mikor, hol, mit, kivel, kinek, stb. szeretnél megvalósítani. A könnyebb megértés kedvéért vegyünk például egy egyszerűbb humánerőforrás fejlesztés pályázatot (azaz munkaerőképzés pályázatot). Ahhoz, hogy a költségvetést össze tudd állítani, szükséged van azokra az információkra, hogy milyen képzésről van szó, hány fő vesz rajta részt, hol valósul meg a képzés, mennyibe kerül. Emellett azt is tudnod kell, hogy a pályázat keretében milyen költségek számolhatóak el. Ez a pályázati útmutatóból kiderül.

Amennyiben már összeállt a fejedben, hogy pontosan miről is fog szólni a projekt, amely a pályázatban szerepel, nekiállhatsz a költségvetés összeállításának.

De ne azzal kezdd, hogy magad elé veszed a pályázati adatlapon szereplő költségvetést, és megpróbálod kitölteni.

Sokkal egyszerűbb, ha fogsz egy üres papírt, és felírsz minden olyan kiadást, amely a projekt megvalósítása során felmerül.

Ez jelen esetben így nézhet ki:

Képzés díja: 25.000 Ft/ fő résztvevők létszáma: 10 fő összesen: 250.000 Ft
Utazási költség: 3.500 Ft/fő összesen: 35.000 Ft
Étkezési költség: 2.500 Ft/fő összesen: 25.000 Ft
Szállás költség: 5.000 Ft/fő/éj éjszakák száma: 1 összesen: 50.000 Ft

Ha felírtad azokat a költségeket, amelyek eszedbe jutottak, nézd meg, hogy a pályázati útmutatóban milyen elszámolható és nem elszámolható költségek szerepelnek. Előfordulhat, hogy ezt átolvasva eszedbe jut még néhány dolog, amely kimaradt. Ilyen kiadás lehet például a kommunikációs költség, hiszen a képzés megszervezéséhez, lebonyolításához szükség van pl. telefonhasználatra. Költségként merülhet fel a vizsgadíj is, ha olyan jellegű képzésről van szó.

Ezek alapján érdemes kiegészíteni a fenti felsorolást. Ezt követően nézd meg, hogy az általad összeállított kiadási tervből mely költségek számolhatóak el a pályázat terhére. Majd nézd meg, hogy a pályázat ír-e elő önrészt vagy sem.

Azokat a tételeket, amelyeket nem lehet a pályázat terhére elszámolni, csak abban az esetben tüntesd fel a pályázat költségvetésben, ha külön helyet biztosítanak a nem elszámolható költségek számára. Amennyiben erre nincs lehetőség, ezeket a tételeket hagyd ki a költségvetésből.
Ha megvannak azok a tételek, amelyek elszámolhatóak, nézd meg, hogy azok összege eléri-e a minimálisan megpályázható összeget és nem lép-e túl a maximálisan kérhető támogatási összeget. Természetesen ott, ahol kérnek önrészt, ennek mértékét ne felejtsd el kivonni a költségvetés összesen értékéből.

Az előbb összeállított költségvetéshez írjuk még hozzá a kommunikációs költséget, amely jelen pályázat esetében nem lehet több 5.000 Ft-nál.
Ily módon az összes költség: 365.000 Ft. A pályázati kiírásban kérnek Tőled 10% önrészt, a minimálisan kérhető támogatási összeg 100.000 Ft, a támogatás maximális értéke 500.000 Ft.

Láthatod, hogy a költségvetésed belefér az adott összeghatárokba. A teljes költségvetésed 365.000 Ft, ebből 10%-ot, azaz 36.500 Ft-ot kell minimálisan önrészből fedezned.

Ily módon az Általad kért támogatási összeg 328.500 Ft lesz. Nagyobb önrészt természetesen biztosíthatsz, sőt, ha erre képes vagy, akkor javaslom, mindenképp tedd meg, mivel az a projekt megvalósíthatósági esélyeit növeli a bírálók szemében.

Ezek után előveheted a pályázati adatlap költségvetési tábláját, és nekiállhatsz a kitöltésnek. Arra figyelj, hogy melyik költséget melyik soron szerepelteted. Ehhez az útmutatóból általában kapsz segítséget, abban fel szokták tüntetni, hogy mely kiadástípusok a költségvetés mely sorába tartoznak.

Találd ki azt is, hogy mely költséget tudod vagy szeretnéd önrészből fedezni. A kommunikációs költséget mindenképp javaslom, emellett pedig a maradék összeget bármire költheted. Jelen esetben legyen mondjuk az utazási költség, amelyet önrészből szeretnél még fedezni.
Ezek alapján a táblázatod nagyjából így fog kinézni:

Költségnem/kiadásnem megnevezése Támogatásból fedezett kiadások

(Ft)

Önrészből fedezett kiadások

(Ft)

Összes költség

(Ft)

Képzés díja 250.000,- 0 ,- 250.000,-
Utazási költség 35.000,- 35.000,-
Étkezési költség: 25.000,- 0,- 25.000,-
Szállás költség: 50.000,- 0,- 50.000,-
Kommunikációs költség 0,- 5.000,- 5.000,-
ÖSSZESEN: 325.000,- 40.000,- 365.000,-

A kiadások táblázat elkészítése mellett minden esetben fel kell tüntetned a bevételeket is. A bevételek között szerepel az önrészed és a kért támogatás összege (amennyiben egyéb bevételeid is vannak, pl. más forrásból érkező támogatás, azt is fel kell tüntetned, de az nem számít bele az önrészbe).

Amire ügyelj: a bevételek összege minden esetben egyezzen meg a kiadások összegével!
Ezzel a költségvetés 9összeállításával végeztünk is. Legalábbis a táblázat kitöltésével. Ez azonban a legtöbb pályázat esetében nem elég!
A táblázat kiegészítésenként kérheti, és a legtöbb esetben kérik is a táblázat részletezését, a költségvetés indoklását és a költségvetés ütemezését. Ezekről azonban majd egy következő bejegyzésben írok.

Végezetül hadd adjak még néhány hasznos tippet:

Ha szeretnéd elkerülni, hogy a táblázatosban számszaki hiba előforduljon (például egy rossz összeadás), akkor érdemes a legelső táblázatot, melyet csak magadnak készítesz, Excell-ben összeállítani, ahol szerepelteted a számolást segítő egységeket is (például résztvevők létszáma, egységárak), majd a a számítási műveleteket (egységárak felszorzása, összeadások, stb…) végeztesd el a programmal. Így biztos, hogy helyes végeredményeket fogsz kapni.
A költségek kiszámításának ez a módja egyébként a költésvetéshez kapcsolódóan elkészítendő az előbb említett egyéb kiegészítések elkészítését is nagymértékben segíti.

Mindig ellenőrizd, hogy csupán olyan dolgokra kérj támogatást, melyeket az útmutató megenged, azaz az elszámolható költségek között felsorol.

A költségek tervezésénél nagyon fontos, hogy reális piaci árakkal számolj, alul tervezni semmiképp nem érdemes, mert a későbbiekben csupán a költségvetésben szerepeltetett összeget fordíthatod az adott költségnem fedezésére. Ha jóval többet kell ráköltened, azt önrészből kell megtenned, és ez az egész projekt megvalósítását veszélyeztetheti. Túlságosan fölé tervezned pedig nem szabad, mivel a bírálók is tisztában vannak az átlagos piaci árakkal, és a nem reálisan megtervezett költségvetés akár a pályázat elutasítását is eredményezheti, de mindenképp jelentős pontlevonásokat okoz, amely a nyerési esélyeidet csökkenti.

Neked is nehézséget okoz a költségvetés összeállítása? Utasították már el pályázatodat hibásan kitöltött költségvetés miatt? Ha bármi kérdésed maradt, véleményed van, írj hozzászólást!

Tetszett, másokat is érdekelhet? Oszd meg!

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*